Sablonfegyelem és verziókontroll
A dokumentumsablonok egységes rendben kezelhetők, így kisebb a hibás verzió használatának kockázata.
openX rendszeroldal
Digitális szerződéskötés és aláírás - dokumentumfolyamatok kontrollált, visszakövethető kezelésére
A digitális szerződéskötés értéke a folyamatfegyelemben és a visszakövethetőségben mérhető.
A rendszer az előkészítést, a jóváhagyást és az aláírást egységes dokumentumlogikában tartja.
Így a dokumentumállapotok egyértelműek maradnak, és az auditnyomvonal teljes.
Rövid szakmai egyeztetés3 szintStartProEnterprise
Mire való ez a rendszer
A rendszer arra szolgál, hogy a szerződéses működés ne e-mail-láncokban és külön fájlverziókban éljen. A dokumentumfolyamat központi struktúrát kap, ahol minden lépés követhető.
Milyen működési rendet teremt
Jóváhagyási folyamat strukturálása
A több szereplős jóváhagyás előre definiált sorrendben, státuszokkal követhető.
Aláírási nyomvonal visszakövetése
Az aláírási lépések időbélyeggel és szereplőhöz kötve rögzülnek.
Dokumentáció és auditálhatóság
A teljes szerződésút visszakereshető, így megfelelőségi és ellenőrzési helyzetekben is kezelhető marad.
Mit tartalmaz a rendszer
Sablonalapú dokumentum-előkészítés
A szerződések egységes sablonlogikából készülnek, így a dokumentumstruktúra konzisztens marad.
Automatikus kitöltési logika
A mezőkitöltés szabályok alapján történik, ami csökkenti a kézi adatbeviteli hibákat.
Több szereplős aláírási folyamat
Az aláírási sorrend és jogosultság szerepkörhöz igazítható.
Hitelesített online aláírás
A digitális aláírás dokumentált és visszakövethető módon illeszkedik a folyamathoz.
Státuszkezelés és auditnyomvonal
A dokumentumok állapota és története folyamatosan követhető.
Mobil jóváhagyás
A kritikus jóváhagyási lépések mobil környezetből is kezelhetők.
Kommunikáció és visszakövethetőség
A szerződéshez kötődő kommunikáció a dokumentumfolyamat részeként marad visszakereshető.
Kinek való
Olyan cégeknek, ahol rendszeres a szerződés-előkészítés, többkörös jóváhagyás és több szereplős aláírás, illetve fontos a dokumentumfegyelem.
Működési szintek
A csomagszintek eltérő működési mérethez és komplexitáshoz igazodnak. A választás alapja a napi operáció és a kontrolligény.
Start
29.000 Ft bruttó / hó
Az alapfolyamatok rendezett bevezetésére, kisebb vagy egyszerűbb működéshez.
A szerződés-előkészítés és aláírás alapfolyamata egységes keretbe kerül.
- Sablonalapú dokumentum-előkészítés
- Automatikus kitöltési logika alaplépésekkel
- Jóváhagyási folyamat alapszintje
- Hitelesített online aláírás
Pro
49.000 Ft bruttó / hó
Nagyobb napi terheléshez, több szereplőhöz, összetettebb operációhoz és több automatizáláshoz.
Többkörös jóváhagyásnál is rendezett státusz- és nyomvonalkezelést ad.
- Minden Start funkció
- Bővített jóváhagyási és státuszkezelés
- Auditnyomvonal és visszakövethetőség
- Mobil jóváhagyási lehetőség
- Több szereplős dokumentumkezelés
Enterprise
99.000 Ft bruttó / hó
Komplex működéshez, több helyszínhez, szigorúbb kontrollhoz, erősebb szerepkörkezeléshez és hosszú távon skálázható működési rendhez.
Komplex dokumentumfegyelmet igénylő szervezeteknek biztosít teljes kontrollt.
- Minden Pro funkció
- Többszereplős workflow teljes mélységben
- Szigorúbb jogosultság- és kontrollszintek
- Komplex auditigényre hangolt működés
- Skálázható dokumentumfolyamat-rendszer
Csomagszint-mátrix
| Funkcióterület | Start | Pro | Enterprise |
|---|---|---|---|
| Sablonkezelés | Alap | Teljes | |
| Automatikus kitöltés | Alap | Teljes | |
| Jóváhagyási lépések | Alap | Teljes | |
| Hiteles aláírás | Alap | Teljes | |
| Auditnyomvonal | — | Teljes | |
| Mobil jóváhagyás | — | Teljes | |
| Többszereplős workflow | — | — | Teljes |
Bevezetés folyamata
- Felmérés: áttekintjük a jelenlegi működést, a szerepköröket és a kritikus folyamatokat.
- Beállítás: kialakítjuk a rendszer alapstruktúráját és a jogosultsági rendet.
- Adatimport vagy alapstruktúra: a meglévő adatok rendezett formában kerülnek be a rendszerbe.
- Oktatás: szerepkörönkénti átadással biztosítjuk, hogy a napi használat kiszámítható legyen.
- Indulás: kontrollált élesítéssel, támogatott átmenettel vezetjük be a működést.
GYIK
Mennyi idő alatt vezethető be a rendszer?
A bevezetés jellemzően 3-7 munkanap.
Hogyan indul a bevezetés?
A jelenlegi dokumentumfolyamat felmérésével, majd sablon- és jogosultsági beállítással.
Szükséges a meglévő sablonok importja?
Nem kötelező, de meglévő sablonok rendezett formában beemelhetők a rendszerbe.
Használható mobilról jóváhagyásra?
Igen, a jóváhagyási és státuszkövetési lépések mobilon is elérhetők.
Milyen támogatás érhető el indulás után?
Az élesítés utáni időszakban támogatott finomhangolás biztosítja a stabil működést.
Mikor indokolt Enterprise szint?
Komplex jóváhagyási struktúra, szigorú auditigény vagy nagy dokumentumvolumen esetén.
Következő lépés
A jelenlegi dokumentumút áttekintése után egyértelműen meghatározható, melyik szint illeszkedik a működéshez. A cél a folyamatrend, nem a funkcióhalmozás.
Működés áttekintése